MENJAYAKAN SESEBUAH ORGANISASI

PENGALAMAN DALAM MEMIMPIN MAYC

1. Oleh kerana MAYC sudah 5 tahun tidak mengadakan mesyuarat agungnya maka sekembalinya kerahmatullah Setiausaha Agung MAYC yang paling lama, di bawah pimpinan saya, banyaklah pertanyaan yang saya terima, dari ahli-ahli veteran MAYC dan juga pemimpin-pemimpin muda, yang masih berminat dan bergiat di dalam MAYC, mengenai pengalaman saya memimpin MAYC, sebagai Presidennya, selama 30 tahun.

RUKUN ORGANISASI

2, Sebagaimana yang saya tulis di dalam blog ini di bawah tajuk MENYONGSONG FAJAR BARU MALAYSIA ( diposkan pada 15hb Oktober, 2009 para 23 hingga 27 ) untuk menjayakan sesebuah organisasi maka pemimpin-pemimpinnya, di semua peringkat, hendaklah mengenal dan mengamalkan RUKUN ORGANISASI. Pada pendapat saya Rukun Organisasi ini berguna bukan sahaja kepada MAYC tetapi juga untuk menjayakan apa saja oraganisasi di Malaysia dan di seluruh dunia.

3. Rukun Organisasi ialah pra-syarat yang diketengahkan, oleh Professor Emiritus Theodore Caplow dari Virginia Universiti, USA, untuk menjayakan apa jua oraganisasi. Sebagai seorang yang pernah menjadi Setiausaha Agung sabuah parti politik terbesar di Malaysia (UMNO), Setiausaha Agung sebuah koperasi pengguna yang terbesar di Malaysia (SHAMELIN), membantu memimpin dua buah kementerian ( Kementerian Kemajuan Tanah dan Kemajuan Wilayah dan Kementeri Dalam Negeri ), menjadi Menteri di dua kementerian ( Kementerian Pembangunan Negara dan Luar Bandar dan Kementeri Pertanian ) dan Presiden pertubuhan belia yang terbesar di Malaysia (MAYC) saya telah membaca banyak buku untuk mencari ide yang bermunafa'at untuk saya gunakan bagi menjayakan sesebuah organisasi. Dari banyak buku yang saya baca mengenai kepimpinan, pengurusan dan organisasi saya dapati buku 'How to Run Any Organisation' karangan Professor Caplow inilah yang paling mudah, relevan, praktikal dan boleh digunakan untuk menjayakan apa jua organisasi.

4. Kenyataan ini tidaklah bererti buku lain tidak bermutu, bernilai atau berguna; hanyalah buku ini yang menjadi pilihan saya dari antara banyak buku yang sempat saya baca.

5. Rukun Organisasi ini mempunyai 5 aspek iaitu:

5a. Authority atau kuasa.

5b. Communication, komunikasi atau perhubungan.

5c. Productivity, prestasi atau pengeluaran.

5d. Morale, maruah atau semangat.

5e. Change atau perubahan.

ANALISA RUKUN ORGANISASI

6. Pemimpin organisasi dari semua peringkat hendaklah mengingati, menyedari dan menginsafi punca kuasa yang diperolehinya. Jika oraganisasi itu mengamalkan sistem demokrasi, dan memilih pemimpinnya di dalam mesyuarat agung, maka semua pemimpin hendaklah menghormati peruntukan perlembagaan organisasi itu mengenai kekerapan perlu diadakan mesyuarat agung. Tidak mengadakan mesyuarat agung, samada untuk mengkaji kemajuan projek atau untuk menukar pemimpin, adalah satu rampasan kuasa ahli-ahli oleh pemimpinnya. Ianya boleh membawa organisasi berkenaan terhumban ke dalam lembah krisis.

7. Apabila sesebuah organisasi sudah membuat keputusan untuk melaksanakan sesuatu projek maka ahli-ahli organisasi hendaklah diberi maklumat melalui sistem penerangan atau komunikasi. Penerangan perlu diberi kepada semua ahli supaya projek itu didukung atau disokong oleh semua ahli. Jika penerangan yang jelas sudah dibuat maka jika projek itu gagal maka tidaklah pemimpin sahaja yang disalahkan. Malahan dengan adanya penerangan kepada ahli-ahli, walau di mana juga mereka berada, mereka akan turut menyokong untuk menjayakan projek berkenaan. Semua kegiatan dan masalah organisasi perlu dilaporkan kepada ahli-ahli di dalam mesyuarat jawatankuasa, perjumpaan ahli-ahli dan mesyuarat agung.

8. Seseorang pemimpin yang telah dipilih hendaklah mampu merancangkan berbagai rancangan untuk organisasi. Organisasi itu tidak akan berjaya jika ketandusan projek dan program. Sesebuah organisasi hanya akan disanjung dan pemimpinnya dihormati jika ada banyak projek dan program. Kejayaan organisasi akan diukur dari banyak atau sedikit projek dan programnya yang dilaksanakan. Pemimpin dan organisasi yang banyak projek dan program dikatakan produktif atau tinggi pengeluarannya.

9. Setelah merancang banyak projek dan program ianya wajib dilaksanakan dengan jayanya. Jika projek-projek itu berjaya maka semangat ahli-ahli organisasi akan meningkat; dan organisasi dikatakan bermaruah dan ahli-ahlinya akan menjadi bersemangat dan bangga dengan kejayaan organisasinya. Adalah lebih baik jika ada 4 projek dan 3 darinya berjaya daripada mengadakan 7 projek dan program tetapi 6 atau 5 darinya gagal. Kejayaan projek menjamin kekalnya maruah dan semangat yang tinggi di kalangan ahli-ahli organisasi.

10. Rukun yang kelima penting ialah perubahan. Ini bererti organisasi itu tidak boleh berterusan dengan projek dan program yang sama tanpa ada sebarang perubahan. Jika organisasi tidak berubah maju maka tanggungjawab ahli ialah untuk merubah pemimpin yang lama dan digantikan dengan yang baru yang berkemampuan, memahami dan sanggup membawa perubahan. Walau bagaimana pun pemimpin lama tidak seharusnya diganti jika sentiasa mampu membawa pembaharuan.

MENGGANTI PEMIMPIN

11. Apa yang perlu diingat ialah walaupun merubah atau mengganti pemimpin itu ialah satu tanggungjawab ahli-ahli pertubuhan biasanya pemimpin baru yang dipilih itu ialah atas cadangan, sokongan dan yang diasuh oleh pemimpin lama. Bukan semua tokoh yang kelihatan layak dan mampu untuk menjadi pemimpin gantian telah membuktikan keupayaan mereka apabila sudah dipilih menduduki pucuk pimpinan. Malahan satu kegagalan Tun Dr. Mahathir yang sangat ketara ialah kesilapan beliau dalam menunjuk, memilih atau mendidik pengganti. Tiga kali beliau didera kerana kesilapan ini. Walau bagaimana pun di waktu beliau membuat pilihan majoriti ahli UMNO juga bersetuju dengan pilihan beliau. Malahan rakyat juga menyokong pilihan gantinya kerana memberi sokongon dalam pilihanraya. Ada orang mengatakan saya juga salah dalam memilih pengganti saya di dalam MAYC.

12. Kesilapan begini tidak dapat di elakkan kerana sejarah membuktikan seseorang yang berjaya mengharungi hidup kelihatan sederhana atau susah, kelihatan gigih berjuang sebagai orang bawahan dan menengah yang cekap dan baik, tidak semestinya boleh mengekalkan akhlak dan sifatnya apabila mendapat pangkat, kuasa dan kekayaan. Pangkat, kuasa dan kekayaan adalah ancaman terbesar bagi diri seseorang yang baru jadi pemimpin.

CONTOH PEMIMPIN YANG BERJAYA DAN YANG GAGAL

13. Di dalam sejarah Islam kita dapati jika seseorang itu berjaya mengekalkan akhlaknya, malah meningkatkan tahap penghayatan dan komitmen pemerintahannya selaras dengan kehendak ugama pemimpin begini menjadi pemimpin yang sangat berjaya dan dikagumi. Contohnya, di Asia Barat, selepas zaman 4 sahabat Nabi Muhammad s.a.w., terdapat 3 orang pemimpin yang hebat dan di segani seperti Khalifah Umar Abdul Aziz, Al Malik Al 'Adil Nuruddin Zangi dan Salehuddin Al Ayubbi. Mereka adalah pemimpin-pemimpin yang hebat dan dikagumi.

14. Ada pemimpin yang berugama Islam yang membawa isma sosialis di waktu memerintah dan hanya mendekati Al Quran sementara menunggu tali gantung ( Ali Bhutto mantan Perdana Menteri Pakistan ) dan waktu di dalam penjara ( Subandrio dari Indonesia yang belajar Al Quran dari Prof'. Imanuddin yang berada bersama beliau di dalam penjara di satu ketika ). Maklumat mengenai Subandrio ini diberitahu sendiri oleh Bapak Imanuddin kepada saya.

15. Di dunia Melayu terdapat 3 orang pemimpin yang melonjak naik kepuncak kepimpinan negara masing-masing kerana memperjuangkan ugama ( Dato' Seri Anwar Ibrahim di Malaysia), kerana seorang ulama besar ( Kiai Gus Dur di Indonesia ) dan kerana seorang cucu ulama ( Tun Abdullah Badawi ). Tetapi, mereka akhirnya jatuh tersungkur kerana lupa ugama waktu berada di atas, atau diminta turun secara mendadak kerana keadaan rasuah, melibatkan keluarga, di zaman pemerintahannya.

16. Sebaliknya Tun Dr. Mahathir dianggap sebagai pemimpin yang di sanjungi di seluruh dunia Islam kerana walau pun naiknya bukan kerana imej Islamnya, tetapi apabila menerajui pemerintahan beliau menghayati dan mengamalkan kehendak Islam, semaksimum mungkin, dalam negara Malaysia yang majmuk, di zaman pemerintahannya. Lantas Malaysia menjadi negara contoh di kalangan negara-negara membangun dan negara-negara Islam.

17. Oleh itu ahli-ahli organisasi wajib terus menjadikan tanggungjawab untuk menentukan perubahan dalam kepimpinan. Jika latar-belakang ugama menjadi pertimbangan memilih pemimpin maka contoh-contoh di atas hendaklah menjadi peringatan. Tetapi menukar pemimpin itu tidaklah menjadi satu masalah yang besar jika mesyuarat agung organisasi diadakan mengikut jadual.

PENGURUSAN MELALUI MESYUARAT

18. Rakyat Malaysia, khususnya orang-orang Melayu paling suka kepada mesyuarat. Di kampung-kampung umpamanya ada mesyuarat Jawatankuasa UMNO, mesyuarat Jawatankuasa PAS, mesyuarat Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung, mesyuarat Jawatankuasa Wanita, Puteri dan Pemuda UMNO Cawangan, mesyuarat Jawatankuasa Muslimat dan Pemuda PAS, mesyuarat Jawatankuasa Masjid, mesyuarat Jawatankuasa Kelab Belia MAYC, mesyuarat Jawatankuasa Cawangan Belia 4B, mesyuarat Jawatankuasa Pinggan Mangkok untuk kenuri-kenara, dan lain-lain lagi.

19. Tetapi perlu diingat bahawa mesyuarat tanpa agenda bersembang namanya. Kalau bersembang pula mengenai keburukan orang lain mengumpat namanya. Oleh itu untuk membezakan antara bermesyuarat dengan bersembang ialah dengan adanya agenda mesyuarat. Sementera mesyuarat agung sesebuah organisasi menumpukan perbincangan kepada kemajuan organasasi sepanjang tahun, masalah-masalah umum yang dihadapi untuk mencapai matlamat organisasi dan membuat perubahan atau pertukaran barisan pimpinan, mesyuarat jawatankuasa pula hendaklah diadakan, selain dari mempunyai agenda yang membincangkan program dan masalah semasa, hendaklah mengikut jadual yang ditentukan.

AGENDA DAN JADUAL MESYUARAT

20. Agenda mesyuarat akan menentukan tajuk perbincangan sementara jadual mesyuarat akan memberi ketentuan supaya jawatankuasa tidak lalai dengan kerja harian sehingga terlupa kepada tanggungjawab bermesyuarat.

21. Jika mesyuarat diadakan mengikut jadual dan agendanya pula dipatuhi maka krisis tidak akan timbul didalam organasisasi dan organisasi dapat berjaya dengan lancar.

22. Agenda mesyuarat yang saya ketengahkan dibawah sistem Pengurusan Melalui Mesyuarat ialah:

AGENDA MESYUARAT

22.1 Bacaan do'a / ucapan aluan Pengerusi mesyuarat.

22.2 Meluluskan peringatan / minit mesyuarat yang lalu.

22.3 Perkara berbangkit.

22.4 Laporan kegiatan ahli-ahli jawatankuasa yang berkaitan dengan organisasi.

22.5 Laporan kegiatan pengerusi jawatankuasa kecil mengenai kegiatan jawatankuasa kecilnya.

22.6 Membentang dan menerima laporan dan kedudukan kewangan.

22.7 Membincang dan memutuskan mengenai rancangan baru.

22.8 Laporan mengenai kedudukan ahli di semua peringkat.

22.9 Laporan mengenai pekerja

22.10 Hal-hal lain.

23. Agenda mesyuarat ini hendaklah dipatuhi dengan rapi kerana tanpa perhatian yang rapi maka adanya mesyuarat juga tidak bermakna. Biasanya agenda yang paling popular bagi pemimpin yang tidak bertanggungjawab ialah 22.7 iaitu membincang dan memutuskan mengenai rancangan baru. Jika mesyuarat diadakan hanya untuk meluluskan rancangan baru maka ada kemungkinan organisasi ini hanya digunakan oleh pemimpinnya untuk mendapat persetujuan mengerjakan sesuatu rancangan atas nama organisasi tanpa menguntungkan organisasi itu sendiri.

24. Agenda yang paling tidak popular ialah 22.6 membentang dan menerima laporan kedudukan kewangan. Jika kedudukan kewangan organisasi ini kucar kacir ada kemungkin pihak bendahari juga tidak akan hadir dalam mesyuarat.

25. Mungkin salah satu sebab MAYC sudah 5 tahun tidak mengadakan mesyuarat agungnya ialah kerana kedudukan kewangannya kucar-kacir kerana jika mesyuarat agung didakan agenda 22.6 tidak dapat diketepikan sedangkan dalam mesyuarat jawatankuasa agenda 22.6 boleh diketepikan jika dipersetujui oleh pengerusi atau jika bendahari tidak hadir.

26. Agenda 22.5 sangat popular jika pengerusi jawatankuasa kecil telah berjaya mengendalikan program, projek atau rancangan yang ditugaskan kepadanya.

27. Susunan agenda ini telah saya atur begitu rupa supaya agenda 22.5 mengenai rancangan yang sedang berjalan didahulukan sebelum perbincangan mengenai rancangan baru kerana dibawah 'Rukun Organisasi' telah dinyatakan bahawa untuk mengekalkan semangat dalam organisasi perlu dijayakan dan bukan hanya diwujudkan banyak rancangan. Tidak ada ertinya diadakan rancangan baru jika rancangan awal dibiarkan.

28. Agenda 22.6 mengenai kewangan didahulukan supaya kemampuan kewangan diketahui sebelum agenda 22.7 mengenai rancangan baru diputuskan.

29. Agenda 22.4 telah diperkenalkan supaya kegiatan hari ahli-ahli jawatankuasa yang berkaitan dengan organisasi dapat dimunafa'atkan oleh jawatankuasa dan organisasi secara keseluruhan. Oleh kerana pemimpin MAYC hampir semuanya ada kegiatan lain, di luar MAYC, baik secara peribadi atau melalui organisasi lain, maka di bawah agenda ini pemimpin MAYC berkenaan dapat memperkayakan MAYC dengan pengalamannya.

JADUAL MESYUARAT

30. Oleh kerana bermesyuarat adalah nadi kegiatan sesebuah organisasi maka jadual mesyuarat hendaklah menjamin kekerapan mesyuarat supaya mesyuarat tidak dilupakan oleh pemimpin yang juga sibuk dengan organisasi lain yang lebih menguntungkan pribadi pemimpin berkenaan.

31. Umpamanya jika seorang ahli jawatankuasa atau pemimpin MAYC itu ahli politik dan juga ahli perniagaan, maka sudah tentu mesyuarat lembaga pengarah syarikatnya dan mesyuarat jawatankuasa parti politiknya adalah lebih penting baginya daripada mesyuarat MAYC. Apatahlagi jika ada masalah dalam syarikatnya atau ada krisis dalam parti politiknya. Pemimpin begini akan mengorbankan MAYC untuk memberi perhatian kepada bisnes dan politiknya. Dia seharusnya menyerahkan kepimpinan MAYC di peringkat mana jua kepada tokoh yang ada waktu.

32. Garis panduan kasar untuk kelab gabungan, cawangan daerah, bahagian negeri dan MAYC Kebangsaan ialah seperti berikut:

JADUAL MESYUARAT JAWATANKUASA & MESYUARAT AGUNG KELAB

33.1 Kelab Gabungan MAYC hendaklah mengadakan mesyuarat jawatankuasanya pada setiap bulan. Mesyuarat agungnya pada setiap tahun.

33.2 MAYC Cawangan Daerah bolehlah mengadakan mesyuarat jawatankuasanya dua bulan sekali sekurang-kurangnya. Mesyuarat agungnya pada setiap tahun.

33.3 MAYC Bahagian Negeri hendaklah mengadakan mesyuarat jawatankuasanya sekurang-kurangnya dua bulan sekali. Mesyuarat agungnya pada setiap tahun.

33.4 Jawatankuasa Kecil ( JKK ) MAYC Kebangsaan hendaklah mengadakan mesyuaratnya pada setiap bulan.

33.5 Jawatankuasa Ke Presidenan MAYC hendaklah mengadakan mesyuaratnya pada bila-bila masa yang diperlukan.

33.6 Jawatankuasa MAYC Kebangsaan hendaklah mengadakan mesyuaratnya sekurang-kurangnya 4 kali dalam setahun. Mesyuarat agung pada setiap tahun.

34. Mengikut cadangan di atas seorang ahli Exco MAYC Kebangsaan yang juga menjadi Pengerusi MAYC Bahagian Negeri, Pengerusi MAYC Cawangan Daerah dan memimpin sebuah kelab gabungan MAYC perlu hadir 9 kali mesyuarat-mesyuarat MAYC pada setiap 4 bulan, seperti berikut:

35.1 - 4 kali mesyuarat jawatankuasa kelab gabungan dalam masa 4 bulan kerana mesyuaratnya pada setiap bulan;

35.2 - 2 kali mesyuarat jawatankuasan Cawangan Daerah MAYC kerana mesyuarat jawatankuasanya 2 bulan sekali;

35.3 - 2 kali mesyuarat Jawatankuasa MAYC Bahagian Negeri kerana mesyuarat jawatankuasanya 2 bulan sekali;

35.4 - 1 kali mesyuarat Jawatankuasa Kebangsaan MAYC.

36. Jika pemimpin MAYC itu menjadi Naib Presiden atau Timbalan Presiden dan/atau memimpin pula sebuah Jawatankuasa Kecil Kebangsaan MAYC maka perlulah ditambah jumlah kehadiran mesyuaratnya dengan 4 kali mesyuarat JKKK MAYC dan beberapa kali mesyuarat Jawatankuasa KePresidenan, iaitu 9 + 4 + ? Mesyuarat JK KePresidenan. Lebih 13 kali mesyuarat dalam setiap jangkamasa 17 minggu.

37. Oleh itu jadual mesyuarat diadakan hendaklah diselaraskan supaya tidak sampai seseorang itu menerima lantikan memegang jawatan tetapi tidak mampu hadir mesyuarat kerana tidak mengetahui beban tugas yang ditanggungnya.

38. Semua Mesyuarat Agung Kelab-Kelab Gabungan, Cawangan-Cawangan Daerah MAYC, Bahagian-Bahagian Negeri MAYC dan MAYC Kebangsaan hendaklah diadakan pada setiap tahun.

40. Setiausaha Agung MAYC bertanggungjawab menyediakan jadual ini.

41. Oleh kerana kesanggupan memegang tugas seperti yang didedahkan di atas maka ahli-ahli MAYC yang komited, yang melalui proses ini walau pun tidak sepenuhnya, telah banyak didapati layak memegang Jawatan Tinggi dalam Sektor Korporat, Sektor Sosial, menjadi Pegawai Tinggi Kerajaan ( Negeri & Pusat ), Wakil Rakyat ( MP & ADUN dari berbagai parti politik ), Exco, Setiausaha Parlimen, Timbalan Menteri, Timbalan Menteri Besar, Menteri Besar, Menteri dan Perdana Menteri.

MENJARO-POLEMAS

42. Jika hanya dengan mengetahui 'Rukun Organisasi', sistem 'Pengurusan Melalui Mesyuarat' dengan mengadakan agenda dan jadual mesyuarat sahaja belum tentu MAYC akan menjadi sebuah organisasi yang hebat jika ahli-ahli dan pemimpin-pemimpin tidak dilatih dibawah program pembangunan 'Menjaro' dan perjuangan 'Polemas'.

43. MENJARO adalah acronym bagi perkataan Mental, Jasad dan Roh; sementara POLEMAS adalah singkatan bagi perkataan Politik, Ekonomi dan Masyarakat.

44. Pembangunan Menjaro bermakna membangun kesihatan, tenaga dan kemampuan mental, membangun kemampuan dan kekuatan jasad dan meningkatkan tahap ketaqwaan dan pegangan kepada nilai-nilai murni yang dituntut oleh ugama Islam.

45. Perjuangan Polemas bererti memasuki kelanggang politik, kegiatan ekonomi dan perjuangan mensejahterakan masyarakat.

46. Adalah penting bagi seseorang itu menerokai perjuangan dalam bidang POLEMAS selaras dengan kemampuan mental, jasad dan akhlak atau tingkatan kerohaniannya iaitu MENJARO.

47. Seseorang yang lemah mental dalam bidang politik hanya akan menjadi alat orang lain; yang lemah jasad tidak akan mempunyai daya tahan menghadapi kegiatan politik dan yang lemah rohaninya akan menerima amalan rasuah dan politik wang sebagai hamba politik.

48. Seseorang yang lemah keupayaan mental tidak akan mampu membesarkan kegiatannya di bidang ekonomi; jika lemah jasad tidak akan sanggup menanggung beban kegiatan di bidang ekonomi; dan dengan rohani yang lemah akan menggunakan kekayaan ekonomi ke bidang maksiat.

49. Seseorang yang lemah mental dalam kegiatan masyarakat hanya dapat menanggung program yang rendah nilainya dalam masyarakat; yang lemah jasad tidak mampu bekerja kuat dalam sebarang rancangan masyarakat; dan jika lemah rohaninya hanya akan menumpu perhatian kepada kegiatan rendah moral dalam masyarakat.

50. Yang paling merugikan organisasi ialah tokoh yang hanya kuat mental dan jasadnya, dan berkuasa di bidang politik, kaya dengan kebendaan tetapi tidak bermoral. Sudah tentu orang begini akan giat dengan aktiviti yang tidak bermoralnya dan tidak menguntungkan masyarakat.

51. Pembangunan Menjaro yang seimbang adalah penting bagi kegiatan Polemas yang memberi munafa'at kepada ugama, bangsa dan tanahair.